Het plannen van een offsite meeting is voor grote en kleine bedrijven een ideale gelegenheid om -buitenshuis- met collega’s te brainstormen over nieuwe ideeën, zakelijke aspecten te bespreken en trainingen te volgen.
Als u een meeting buiten de deur plant, doe het dan wel goed!
Univent biedt u 10 tips om de beste offsite meeting te plannen.
#1 – Selecteer een aantal meetinglocaties
Kijk naar locaties met voldoende conferentiezalen en aanvullende recreatieve voorzieningen. Als u een eendaagse offsite meeting wilt plannen dan is het verstandig om locaties te selecteren die op niet meer dan 1 uur rijden van uw bedrijf gelegen zijn. Indien u een meerdaagse meeting wilt plannen dan blijft bereikbaarheid -zowel met auto, openbaar vervoer en vliegtuig- nog immer zeer belangrijk.
#2 – Zorg voor heldere communicatie met uw collega’s
Zowel voor grote als kleine offsite meetings zult u uw collega’s ruim op tijd moeten uitnodigen. Nadat de uitnodiging ontvangen is, zal men zich moeten registreren. Gaat u dit handmatig doen, of wilt u dit volledig digitaal zien gebeuren? Hoe groter uw groep uit te nodigen personen, hoe nadrukkelijker het advies om digitaal te werk te gaan. Tijdens de offsite meeting zelf zult u rekening moeten houden met de routing naar en in de meetinglocatie. Zorg voor duidelijke signage en passende merchandise.
#3 – Schakel een eventplanner in
Een bedrijf als Univent kan een zeer geschikte partner zijn voor de gedeeltelijke of gehele planning van uw offsite meeting. U hoeft uzelf geen zorgen te maken over van alles en nog wat. Bovendien bespaart u veelal tijd en geld.
#4 – Behoud de focus
Zorg ervoor dat de meetingagenda niet overvol raakt. Uw collega’s kunnen immers bedolven worden onder de stroom van informatie. Hierdoor verliest men al gauw de interesse. Bepaal op zorgvuldige wijze een doelstelling voor uw offsite meeting, communiceer dit aan iedereen en focus op de relevante thema’s tijdens de meeting.
#5 – Inspireer uw collega’s
Een deel van uw offsite meeting behoort in het teken te staan van teambuilding. Teambuilding zorgt voor meer creativiteit, betere planning, versterkt leiderschap en vertrouwen. Het brengt medewerkers samen en het inspireert hen om beter samen te werken bij terugkomst in het bedrijf.
#6 – Eten geeft energie
Bepaal welke maaltijden u wilt serveren tijdens uw offsite meeting and vraag de locatie of cateraar voor een kleine proeverij alvorens een bestelling te plaatsen. Zorg voor een uitgebalanceerd cateringpakket waarin voor een ieder voldoende keuze is.
#7 – Vergeet niet om plezier te maken
Een rondje golf of een spel in de stad doet wonderen voordat de offsite meeting weer aanvangt! Wilt u een meer diepgaande, leuke activiteit? Overweeg dan om een Reality Game te laten ontwikkelen. Soms is het een goed idee om het ijs te breken voorafgaand aan de inhoudelijke meeting. Start dus eens met een activiteit in plaats van direct aan de tafels plaats te nemen.
#8 – Neem een spreker in de arm
De meerderheid van event-deelnemers houdt ervan om te luisteren naar (bekende) personen die iets speciaals hebben bereikt. Aarzel echter niet om een spreker in te zetten die afkomstig is uit uw eigen branche of die zelfs al geruime tijd werkzaam is in uw eigen bedrijf.
#9 – Sluit goed af
De afsluiting van uw offsite meeting behoort kort en bondig te zijn, waarin uw management opsomt wat geleerd is. Bovendien worden de prijzen uitgereikt aan de winnaars van de teambuilding opdrachten, of de Business Game.
#10 – Follow-up & feed-back
Vraag de deelnemers na afloop van de offsite meeting om feedback. Implementeer enkele ideeën in uw bedrijf om duidelijk te maken dat uw offsite meeting belangrijk was. Vraag enkele deelnemers om een samenvatting te maken van de offsite meeting en verspreid deze samenvattingen onder de deelnemers.
Univent is een ervaren eventplanner. We beschikken over nog talloze tips & tricks om van uw offsite meeting een daverend succes te maken.
